التعامل مع البضائع المرتجعة
البضائع المرتجعة من أكثر مصادر أخطاء سجلات المخزون شيوعًا. يعيد عميل شيئًا، فيضعه أحدهم على الرف، ولا يعلم النظام. أو يكون الصنف تالفًا ولا يقرّر أحد ما يُفعل به فيبقى في ركن شهورًا. عملية مرتجعات واضحة تمنع المشكلتين.
استلموا المرتجعات في منطقة منفصلة
لا تضعوا البضائع المرتجعة على الرف مباشرة. استلموها في منطقة مخصصة، حتى لا تختلط البضائع غير المفحوصة بالمخزون القابل للبيع.
افحصوا ووثّقوا
قارنوا المرتجع بالبيع الأصلي: الصنف والكمية والسبب. سجّلوا المرتجع في النظام بمستند، مع من استلمه ومتى. صوّروا التلف الظاهر إن كان مهمًا للمطالبة.
قيّموا الحالة
افحصوا كل صنف وصنّفوه في أحد ثلاثة مسارات.
- **إعادة البيع:** البضائع بحالة وتغليف ممتازين وتعود إلى المخزون.
- **الإصلاح أو إعادة التغليف:** يمكن استعادة البضائع بتكلفة معقولة ثم بيعها.
- **الشطب أو الإرجاع إلى المورد:** لا يمكن بيع البضائع فتُتلف أو تُرسل إلى المورد مع مطالبة.
قرّروا بسرعة
حدّدوا مهلة لكل مرتجع، مثلًا بضعة أيام من الاستلام إلى القرار. كلما طال انتظار البضائع المرتجعة زاد احتمال ضياعها أو اختلاطها أو نسيانها.
حدّثوا السجلات في اليوم نفسه
المرتجع الذي عولج ماديًا ولم يُسجَّل يخلق زيادة على الرف. اجعلوا تحديث النظام جزءًا من الإجراء نفسه مع الفحص المادي.
ابحثوا عن الأسباب
تتبّعوا أسباب المرتجعات: صنف خاطئ شُحن، أو تلف أثناء النقل، أو جودة، أو تغيير رأي العميل. نسبة عالية لسبب واحد تُظهر أين يجب التحسين: في التجهيز أو التغليف أو جودة المنتج.
سير مرتجعات بسيط
تصل البضائع المرتجعة وتوضع في منطقة المرتجعات. تُفحص وتُصوَّر عند الحاجة. تُصنَّف الحالة. يُحدَّث النظام بالمرتجع والقرار. تعود البضائع القابلة للبيع إلى المخزون بموقعها، وتذهب الأخرى إلى الإصلاح أو الإرجاع إلى المورد أو الشطب. لكل خطوة مسؤول ومهلة.
احموا العملاء والنقد
تأكدوا من أن الاسترداد أو الإشعار الدائن لا يصدر إلا بعد تسجيل المرتجع. هذا يتجنب دفع ثمن بضائع لم تصل أبدًا ويساعد على مطابقة حسابات العملاء.
وأخيرًا، أدرجوا منطقة المرتجعات في عمليات الجرد. هناك أكثر مكان تضيع فيه البضائع بين الشقوق.