النقص والزيادة: من أين تأتي
حين يُظهر الجرد مخزونًا أقل من السجلات يفكر الناس عادةً في السرقة. وحين يُظهر أكثر يحتارون وكثيرًا ما يتجاهلون الأمر. والواقع أن النقص والزيادة معًا ينشآن من مجموعة الأسباب نفسها، ومعظمها يتعلق بالمعلومات لا بالجريمة.
أخطاء الاستلام
تُستلم البضائع بكمية تختلف عما في إشعار التسليم، أو يُسجَّل صنف خاطئ. يُفتح صندوق ويُحسب محتواه وحدة واحدة. تخلق هذه الأخطاء فجوة منذ اليوم الأول.
استبدال الأصناف الخاطئ
يُخلط بين منتجين متشابهين عند التجهيز أو التسجيل. يظهر أحدهما نقصًا والآخر زيادة، وقد تبقى القيمة الإجمالية شبه ثابتة. هذه من أكثر المفاجآت شيوعًا في الجرد.
مرتجعات وإتلافات غير مسجّلة
يعيد عميل بضائع فتوضع على الرف دون مستند، أو تُرمى بضائع تالفة دون شطبها. ولا يعلم النظام بذلك أبدًا.
فروق التوقيت
تُسجَّل الشحنة قبل مغادرتها، أو يُسجَّل الاستلام بعد وصوله. فإن وقع الجرد بين الحدثين اختلفت الأرقام مع أن شيئًا لم يُفقد.
التلف والانتهاء والفقد الطبيعي
بعض البضائع تفقد وزنها أو تتسرب أو تنكسر أو تنتهي صلاحيتها. وإذا لم تُسجَّل هذه الخسائر حين تحدث ظهرت لاحقًا كنقص غير مفسَّر.
السرقة وسوء الاستخدام
السرقة الحقيقية موجودة، لكنها نادرًا ما تكون السبب الأكبر. يزداد احتمالها حيث لا يُضبط الدخول ولا يكون أحد مسؤولًا بوضوح عن كل منطقة.
ما العمل
- أعيدوا عدّ كل فرق مهم قبل استخلاص النتائج.
- صنّفوا الفروقات حسب السبب: بيانات، أو عملية، أو تلف، أو فقد.
- أصلحوا أولًا العملية الكامنة وراء السبب الأكثر شيوعًا.
- سجّلوا القرارات وتابعوها في الجرد القادم.
الزيادة تستحق الاهتمام أيضًا
الزيادة ليست خبرًا سارًا. فهي تعني وجود بضائع في المستودع لا تعرفها السجلات، أو أن البضائع نفسها سُجّلت مرتين في مكان آخر. وكثيرًا ما تظهر الزيادة كنقص في صنف آخر أو مستودع آخر، فحقّقوا فيها بالعناية نفسها.
احتفظوا بسجل بسيط للأسباب
لكل فرق، سجّلوا الصنف والكمية والسبب المرجَّح وما فُعل. بعد ربع سنة ستلاحظون أن ثلاثة أو أربعة أسباب تفسّر معظم المشكلة، ويمكنكم معالجتها أولًا.
ابحثوا عن الأنماط. الفرق الواحد حادثة. أما ظهور الصنف أو الموقع نفسه مرارًا فمشكلة في العملية، وهناك يكمن التوفير الحقيقي.