التحضير للجرد: 7 خطوات
معظم أخطاء الجرد لا تقع يوم الجرد، بل في الأيام التي تسبقه، حين يكون المستودع غير مرتّب والمستندات مفتوحة ولا أحد متأكدًا من مَن يفعل ماذا. تزيل هذه الخطوات السبع ذلك الغموض.
الخطوة 1: حدّدوا التاريخ والنطاق
قرّروا أي المستودعات والمناطق والفئات ستُجرد وفي أي يوم. اختاروا فترة هادئة، وأبلغوا العملاء والموردين مسبقًا إن كانت الشحنات ستتوقف.
الخطوة 2: عيّنوا الفريق والمسؤول
سمّوا شخصًا واحدًا يقود الجرد ووضّحوا مهام الفرق. وحيثما أمكن، فليجرد أشخاص لا يتعاملون مع البضائع يوميًا، لأنهم أقل ميلًا إلى افتراض ما هو موجود على الرف.
الخطوة 3: رتّبوا المستودع
أزيلوا النفايات، وأعيدوا البضائع المنقولة من مكانها، وجمّعوا الأصناف المتماثلة معًا، وتأكدوا من أن كل موقع سهل التعريف. المستودع المرتّب يُجرد أسرع وبأخطاء أقل.
الخطوة 4: أغلقوا المستندات
سجّلوا كل عمليات الاستلام والصرف المفتوحة قبل بدء الجرد. وأي شيء يُستلم أو يُشحن بعد وقت القطع ينبغي حفظه منفصلًا وتسجيله بعد الجرد. هذه أهم خطوة للحصول على نتائج نظيفة.
الخطوة 5: جهّزوا أوراق الجرد أو الأجهزة
اطبعوا أوراق الجرد أو حمّلوا قائمة الأصناف على الماسحات. تُخفي كثير من الشركات الكمية المتوقعة عن العادّين ليسجّلوا ما يرونه لا ما يتوقعونه.
الخطوة 6: ثبّتوا الرصيد الدفتري
احفظوا نسخة من أرصدة النظام عند وقت القطع. هذا هو المرجع الذي ستُقارن به نتيجة الجرد، ولا يجوز أن يتغيّر أثناء الجرد.
الخطوة 7: أطلعوا الموظفين
اشرحوا القواعد: كيف يُعدّ الصنف، وكيف تُوسَم البضائع المجرودة، وماذا يُفعل بالتالف، ومن يُسأل عند الالتباس. عشر دقائق من الإحاطة توفّر ساعات من إعادة العدّ.
قائمة مختصرة
- التاريخ والنطاق والفريق مؤكَّدة.
- المستودع مرتّب والمواقع موسومة.
- كل المستندات مسجّلة حتى وقت القطع.
- أوراق الجرد أو الماسحات جاهزة.
- الأرصدة مثبَّتة ومحفوظة.
- الموظفون مطّلعون.
ما يُحضَّر يوم الجرد نفسه
في صباح يوم الجرد، تجوّلوا في المستودع مع قادة الفرق. تحققوا من وسم المناطق، ومن فهم الجميع لوقت القطع، ومن عدم وجود بضائع غير مكتملة في الطريق. وزّعوا أوراق الجرد أو الماسحات المشحونة، واتفقوا على وجهة الورقة عند الانتهاء من منطقة.
أخطاء التحضير الشائعة
- بدء الجرد قبل تسجيل كل المستندات.
- السماح بدخول بضائع جديدة إلى مناطق مجرودة.
- ترك المواقع بلا وسم فيضطر العادّون إلى التخمين.
- إطلاع الموظفين بتناقل الكلام فقط.