أكثر أخطاء الجرد شيوعًا
الجرد بسيط من حيث المبدأ، ولذلك تميل الشركات إلى التقليل من شأنه. وفي الواقع تظهر مجموعة الأخطاء نفسها في كل جرد تقريبًا. ومعظمها لا علاقة له بمهارة العادّين، بل ينبع من ضعف التحضير وضعف الرقابة.
1. استمرار حركة البضائع أثناء الجرد
إذا استمر الاستلام أو الشحن أو النقل أثناء العدّ فلن تتطابق الأرقام أبدًا. إما أن توقفوا الحركة طوال الجرد أو تضبطوها بصرامة: احفظوا البضائع المنقولة منفصلة وسجّلوها بوقت الحركة.
2. تأخر المستندات
المستندات التي تُسجَّل بعد الجرد تجعل النظام والرف يختلفان لأسباب لا علاقة لها بخسائر حقيقية. أغلقوا كل المستندات المفتوحة قبل أخذ الرصيد الدفتري.
3. عدّ الصنف مرتين أو عدم عدّه إطلاقًا
من دون مناطق واضحة ووسم، تتداخل المناطق أو تُتخطّى. قسّموا المستودع إلى مناطق محددة، ووسموا كل موقع مجرود، وأعطوا كل فريق خريطة.
4. اختلاط وحدات القياس
يُخلط بين الصناديق والعبوات والقطع، أو بين الكيلوغرامات والغرامات. اذكروا وحدة القياس لكل صنف في ورقة الجرد، ودرّبوا العادّين على التحقق منها.
5. معرفة العادّين للرقم المتوقع
حين يرى العادّون الرصيد الدفتري يميلون إلى تأكيده. استخدموا العدّ الأعمى حيثما أمكن، ليسجّل الناس ما يرونه فعلًا.
6. تصحيح الفروقات في النظام فورًا
تغيير السجلات مباشرة بعد الجرد يُزيل الدليل. أعيدوا عدّ الفروقات أولًا، وحققوا في سببها، ثم عدّلوا السجلات بمستند معتمد.
7. لا أحد يتابع
يُكتب التقرير ويُحفظ وينسى الجميع أمره. كل فرق كبير يحتاج إلى مسؤول وخلاصة: خطأ بيانات، أم خطأ في العملية، أم تلف، أم فقد.
حل بسيط
تزول معظم هذه الأخطاء بثلاث عادات: تعليمات مكتوبة واضحة، ووسم المناطق المجرودة، وإعادة عدّ مستقلة لأي فرق كبير يقوم بها شخص آخر.
كيف تفحصون عمليتكم
بعد الجرد القادم اطرحوا ثلاثة أسئلة. كم فرقًا اختفى عند إعادة العدّ، أي كانت أخطاء عدّ؟ وكم فرقًا سببه مستندات سُجّلت متأخرة؟ وكم فرقًا بقي بلا تفسير؟ تخبركم الإجابات بأي الأخطاء أعلاه ترتكبونها.
قلّلوا الخطأ البشري بالتصميم
ينبغي أن يعيد شخص ثانٍ عدّ الفروقات الكبيرة دائمًا. استخدموا الماسحات حيثما أمكن، واكتبوا وحدات القياس على الأوراق، وميّزوا المواقع المجرودة بصريًا، مثلًا ببطاقة ملونة.